12/3/19

Herramientas de trabajo y metodología organizativa


HERRAMIENTAS PARA ORGANIZAR TU TRABAJO

La informatización ha revolucionado nuestro mundo en los últimos 40 años, pero ha supuesto una gran pega, ¿cómo organizar la gran cantidad de archivos que hay en nuestros ordenadores?, ¿cómo evitar la pérdida de trabajo?, ¿Cuáles son las mejores herramientas para trabajar?.

Si echamos la vista a atrás, al tiempo anterior a los ordenadores personales, las personas tenían tiempo y métodos más sencillos para organizar todo lo que habían escrito. Siempre me impresiona la lectura de ensayos o cartas de escritores de renombre que no conocieron la época digital, pero que disponían de ingentes archivos de correspondencia, multitud de escritos, borradores de trabajos a medio hacer, estas personas siempre tenían copias de sus cartas en papel carbón, además de tener sus manuscritos cuidadosamente archivados para una fácil referencia. ¡Es como si tuvieran una historia cronológica de todo lo que alguna vez escribieron a su alcance! Luego llegaron las computadoras, que prometían mucho y, al menos para mí, aunque han multiplicado mi productividad, también han aumentado el caos organizativo.

Comencé a escribir en Ms-Dos en un ordenador de cristal líquido. De esos escritos no me quedan ni siquiera los discos de 3.5”. Si acaso tengo algunas cosas impresas en su impresora matricial, con una tinta que cada vez se ve menos. Mi siguiente máquina fue un 486 con Windows 3.1 y la aplicación de Microsoft Works. Ese procesador de textos le exprimí y tengo muchísimo escrito en papel de esa época. Cuando llegó Windows mi procesador de textos fue el gratuito y sencillo Wordpad. Luego vino el Mac, el iPad, Scrivener, IA Writer….. Google Docs, ficheros de texto plano (los típicos .txt de toda la vida).

Lo que escribí en Windows 3.1 se ha perdido. Podría recuperar algunas cosas en algún disco o pendrive, pero ni siquiera tengo los diskettes. Han pasado por mis manos unos cuantos PC´s, pendrives, discos externos. Todavía recuerdo con tristeza un Pendrive de 1 Gb que compré en El Corte Ingles que se dañó, perdiendo una enorme cantidad de relatos. Una vez más el papel demuestra ser la forma más duradera y eficaz de almacenar contenido, no sólo en la era pre informática, sino en nuestra época actual.

Almacenamiento en la Nube. Los servicios de almacenamiento en la nube parecen ofrecer cierta persistencia de un dispositivo a otro (siempre y cuando el servicio se mantenga). Mi principal servicio es OneDrive, seguido por Google Drive. Como respaldo tengo dos NAS (mini computadores) con discos en espejo que copian todo lo que tengo en la Nube y que me dan ciertas garantías de tener copias de mi trabajo.

He dedicado algo de tiempo a reflexionar cómo mejorar todos los documentos que tengo, y que representan… miles de horas de trabajo, ¡o más!. Ahora mismo dispongo de una estructura de carpetas en Onedrive (almacenamiento en la Nube) que me resulta útil, pero que podría mejorar en algunos temas de trabajo. Pensadlo: además de mis relatos (que tengo bastantes) tengo sermones, estudios bíblicos, artículos para dos revistas (una en papel y otra digital), ¿me dejo algo?.

Lo primero de todo es que los documentos deben ser fácilmente accesibles.

Lo segundo: el sistema debería funcionar a largo plazo. La tecnología cambia y hay que garantizarse que en cada salto tecnológico no se pierdan datos.

Por supuesto, una solución sería imprimir todo lo que escribo y meterlo en un archivador en algún lugar, pero en mi experiencia… terminaría acumulando polvorientos archivadores AZ que ocupan un espacio que es muy valioso en mi vivienda. Y tampoco estoy seguro de que sea la mejor idea.

Todos los documentos deberían almacenarse en el mismo entorno de la Nube. Tener tu trabajo desperdigado en distintos servicios de almacenamiento te puede provocar un grave problema de confusión. Y no sólo me refiero a nuestro trabajo, sino a las fotos familiares, vídeos, documentos escaneados, archivos de audio, etc.

En mi caso mi opción es un servicio de pago: Microsoft Onedrive. Sé que no es el mejor, pero es el que mejor se adapta a mí.

Todos los documentos deben utilizar el mismo formato de archivo. Esta es una idea que intento mantener, pero no siempre soy consecuente con ella. Casi todo lo escribo en formato .docx (Microsoft Word), pero últimamente utilizo mucho dos aplicaciones de escritura creativa: Scrivener y Manuskript (este último está programado por un cristiano Holandés cuyo Nick es TheoloGeek).
Los formatos de archivo deberían ser legibles en el futuro. Bueno, este requisito sí que lo cumplo ya que Microsoft Word previsiblemente durará mucho tiempo, y al ser un formato dominante otras aplicaciones se aseguran de ser compatibles con él.

Organizar un sistema de carpetas claro y accesible. Pero hay más que eso. Con frecuencia, diferentes documentos se encuentran en diferentes estados de finalización en un momento dado, y el sistema de la organización debería facilitar el saber si un documento que he escrito aún se está redactando, si se ha presentado para su consideración, si se ha publicado, O si lo he archivado. Esto sugiere una estructura bastante simple de carpetas que se verían así:
La estructura principal de Carpetas las agrupo en categorías como: /Estudios Bíblicos /Post /Artículos /Relatos /Guiones (de mis dos podcast). Y dentro de cada categoría entontraréis sub carpetas que reflejan el estado en el que se encuentra cada trabajo.
Borradores . Cosas que están "en progreso", sean lo que sean (ensayos, publicaciones de blogs, relatos, artículos, mensajes, etc.) Estos documentos se encuentran sin terminar.
Completado . En realidad lo podríamos considerar el “segundo borrador” ya que antes de publicar cualquier cosa la experiencia me dice que hay multitud de errores que no han sido detectados en la primera lectura. No obstante el contenido de esta carpeta ha sido terminado y los únicos cambios que sufrirá no afectan al contenido, sino más bien a la forma.
Publicado . Cosas que han sido revisados, mejorados y enviados para su publicación. Estos contenidos han sido publicados en mi página web, blog, o el medio para el que haya escrito algo.

Nomenclatura. En cuanto a la nomenclatura de cada archivo de texto la estructura es sencilla: la primera parte es una numeración que corresponde a la fecha, uso el método anglosajón por ser el más práctico año-mes-día, donde 190101 sería 1 de Enero de 2019. Lo siguiente en el nombre del archivo puede ser la referencia bíblica del texto que estoy escribiendo, y lo segundo el título del mensaje o estudio (o del relato).
Si un mismo documento pasa por distintas versiones, el nombre del fichero termina con “ver1” para indicar que es la primera versión, o “ver2”, “ver3” para sucesivas versiones. Si un fichero de texto es un borrador que he descartado, el nombre de fichero termina con la etiqueta “old” (viajo) para indicar que es una versión que ya no usaré, pero que es un fichero que quiero conservar.
Si uno de mis proyectos es más grande, por ejemplo una clase bíblica para jóvenes en la que necesito varios elementos: un Power Point con la presentación, las notas de mi clase, y las imágenes y vídeos que usaré, lo que haré será crear una carpeta para ese proyecto, y dentro de la misma o bien introduciré los archivos necesarios, o bien, si es un seminario o unas charlas de varios días, crearé distintas sub carpetas para: Charla 1, Charla 2, etc… y dentro de ellas meteré los elementos de mi charla.

¿Procesadores de texto o aplicaciones de escritura creativa? La mayoría de nosotros usamos procesadores de texto “convencionales” como Microsoft Word o la fantástica suite gratuita “Libre Office”. Este tipo de aplicaciones están muy orientadas a la maquetación del texto, es decir, al aspecto de texto impreso (lo que se conoce como WYSIWIG What you see is what you get, es decir: lo que ves es cómo va a quedar).
Existen otras aplicaciones que usan los escritores, investigadores o profesionales de la escritura, que son las aplicaciones orientadas a la creación del contenido, y no tanto al aspecto del documento, he aquí algunas de las aplicaciones que personalmente utilizo.
IA Writer: es una aplicación tipo “enfoque a la escritura”, eliminando distracciones como menús de formatos de texto. Normalmente es un fondo negro y el texto que escribimos. Poco más.
Ulysses: es similar a la anterior, por con un sistema más trabajado que nos permite consultar varios ficheros de texto a la vez.
Manuskript: ya mencionada antes, esta es una aplicación más avanzada, nos permite organizar nuestro trabajo (sea una novela, un relato, un sermón o un trabajo académico) organizando las líneas maestras del documento, la sinopsis de cada sección, los objetivos de extensión de cada parte. Esta aplicación es casi una copia de Scrivener, aunque más sencilla. Al ser el trabajo de un programador independiente todavía tiene algunos fallos que van depurando.
https://www.theologeek.ch/manuskript/
Scrivener: es la aplicación por excelencia de escritura creativa, por supuesto, es un software comercial. Te permite seguir un proceso de creación del contenido, organizarlo, crear referencias en tu escrito, administrar notas y fuentes de tu investigación.
https://www.literatureandlatte.com/scrivener/overview

Copias de seguridad. Trabajo en el sector del software de gestión y cada año en mi empresa nos enfrentamos con el drama de usuarios que pierden datos. Puedes hacer copias de seguridad de tu trabajo en soporte físico (pendrives, discos duros externos) o en lo que llamamos la Nube, que son sistemas de almacenamiento online, el triunviratos de servicios pertenece a: Google Drive, OneDrive y Dropbox.
Estos servicios me permiten una accesibilidad más completa, desde mi teléfono, desde mi Tablet, o desde mi portátil (obviamente, siempre que tengas acceso a Internet). Incluso, podría trabajar en un documento con mi Tablet, guardarlo en Onedrive, y continuar trabajando en el mismo documento desde mi portátil. Por otra parte si toca “jubilar” tu ordenador y comprar uno nuevo, no tendrás que andar cargando los datos, ya que tu servicio de almacenamiento en la Nube, al estar externo a tu ordenador, salvaguarda todos tus archivos, sin riesgo de pérdida por cambiar de equipo.

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